Bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoongegevens

1. Algemeen

De politiezone MONTGOMERY hecht veel belang aan de bescherming van de privacy en verwerkt de persoonsgegevens die ze ontvangt of verzamelt met de grootste zorg. 

Dit document beschrijft de manier waarop de politiezone MONTGOMERY de persoonsgegevens die ze in het kader van haar activiteiten ontvangt of verzamelt, verwerkt. We publiceren het op onze website om te voldoen aan de transparantieplicht en aan het recht op informatie van de betrokkenen zoals is voorzien door de toepasbare wetgeving inzake gegevensbescherming. 

Onder toepasbare wetgeving inzake gegevensbescherming wordt hier hoofdzakelijk verstaan:

  • Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens;
  • de wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens;
  • De wettelijke bepalingen die specifiek betrekking hebben op de uitoefening van de opdrachten van bestuurlijke en/of gerechtelijke politie, opgesomd in punt 5.5 van dit document.

Behalve wat uitdrukkelijk is gepreciseerd in dit document, ziet de politiezone MONTGOMERY ook zorgvuldig toe op de naleving van alle toepasbare wettelijke verplichtingen inzake de verwerking van persoonsgegevens.

2. Wie zijn wij?

Deze website is de website van de politiezone MONTGOMERY, meergemeente-politiezone die de volgende gemeenten omvat: SINT-LAMBRECHTS-WOLUWE, ETTERBEEK EN SINT-PIETERS-WOLUWE. De politiezone MONTGOMERY maakt deel uit van de lokale politie. De lokale en de federale politie vormen samen de geïntegreerde politie, gestructureerd op twee niveaus.

Deze website wordt beheerd door de Communicatiedienst van de politiezone MONTGOMERY.

3. Wat is een persoonsgegeven?

Het betreft alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Een natuurlijke persoon wordt als identificeerbaar beschouwd wanneer hij direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon. Het betreft bijvoorbeeld de naam van een persoon, een adres, een telefoonnummer, een nummerplaat, een IP-adres, een bankrekeningnummer, een e-mailadres, …

4. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wat natuurlijke personen betreft die niet behoren tot onze personeelsleden ontvangen, verzamelen en verwerken wij vier soorten persoonsgegevens:

5. Verwerkingsdoeleinden van de persoonsgegevens?

De politiezone MONTGOMERY verwerkt persoonsgegevens voor vijf verschillende doeleinden: 

5.1 Het beheer van de human resources

Het beheer van de persoonsgegevens van de leden van de politiezone MONTGOMERY maakt het voorwerp uit van een specifieke communicatie tussen de zone en haar personeelsleden. Dit document behandelt dus niet de doeleinden van deze bijzondere vorm van gegevensverwerking.

5.2 Het gebruik van cookies in het kader van de raadpleging en het gebruik van de website

Deze website stelt zich hoofdzakelijk tot doel om de burger informatie te verstrekken. Daarvoor is het gebruik van functionele cookies, waarvoor elke gebruiker zijn toestemming moet geven, noodzakelijk om de goede werking en de veiligheid van deze website en een globale analyse van de werking van deze website te garanderen, gerechtvaardigd door het rechtmatig belang van de politiezone MONTGOMERY, en van de federale politie in haar hoedanigheid van ontwerper van een deel van de architectuur van de website, om optimale gebruiksvoorwaarden te garanderen voor dit belangrijke communicatiemiddel met de burgers. [Link naar een document over ons cookiebeleid].

5.3 De verzameling van gegevens die worden meegedeeld bij contacten met derden, met onze partners of met de overheden waarvan wij afhangen;

Wanneer u contact opneemt met de politiezone MONTGOMERY, ongeacht of u langskomt in een van onze Politiehuizen, een telefoonnummer van onze politiezone belt, ons een brief of e-mail stuurt, onze Facebookpagina of deze website bezoekt of gebruik maakt van enig ander communicatiemiddel, kunt u ons persoonsgegevens verstrekken zoals uw naam, uw adres, uw telefoonnummer, uw e-mailadres, enz. Hetzelfde geldt bij de contacten van de politiezone MONTGOMERY met haar partners en met de overheden waarvan zij afhangt.

Onze politiezone gebruikt deze persoonsgegevens uitsluitend voor de doeleinden waarvoor u ze ons hebt meegedeeld. Concreet betekent dit dat wanneer u ons bijvoorbeeld uw naam en adres meedeelt in het kader van een vraag om inlichtingen, deze gegevens enkel zullen worden gebruikt om uw vraag te beantwoorden en dus niet voor andere doeleinden. 

5.4 De verzameling van de gegevens van onze leveranciers en andere medecontractanten

De politiezone MONTGOMERY kan een aantal contracten onderhandelen, afsluiten en uitvoeren voor de levering van materieel, het verlenen van dienstprestaties en het uitvoeren van werkzaamheden die nodig zijn om haar opdrachten te kunnen uitvoeren. Ze kan ook contracten afsluiten met derden om te beschikken over de nodige rechten op de gebouwen die zij geheel of gedeeltelijk bezet. Als overheidsinstelling is onze politiezone bovendien, voor het zoeken naar en het afsluiten van de meeste van deze contracten, onderworpen aan de bepalingen van de wet van 17 juni 2016 betreffende de overheidsopdrachten. In dat kader dient ze offertes op te vragen, contracten af te sluiten op basis van een vergelijking van deze offertes, in voorkomend geval na onderhandeling met de potentiële opdrachtnemers, en deze contracten uit te voeren.

In het kader van de onderhandeling, de afsluiting en de uitvoering van deze contracten en van de verschillende procedures voor het opvragen en analyseren van offertes, dient onze politiezone een aantal persoonsgegevens te ontvangen en te verwerken zoals naam, adres, financiële gegevens, beroepservaring, erkenning(en) als aannemer, enz.

Onze politiezone gebruikt deze persoonsgegevens in het kader van de doeleinden waarvoor ze werden gevraagd en meegedeeld, namelijk de uitvoering van overheidsopdrachten, de afsluiting van contracten, in voorkomend geval na onderhandeling, en de uitvoering van deze contracten.

Bovendien bewaart onze politiezone in een specifieke database identificatie- en contactgegevens en bepaalde gegevens over de beroepsactiviteiten van de personen die hebben deelgenomen aan haar aanbestedingsprocedures. Deze specifieke database heeft slechts één doeleinde: onze politiezone in staat stellen om personen te identificeren die ze kan uitnodigen om deel te nemen aan bepaalde procedures voor overheidsopdrachten. Personen die hun persoonsgegevens die in deze specifieke database worden bewaard willen verbeteren of laten verwijderen, kunnen hun aanvraag daartoe sturen naar de DPO van de politiezone MONTGOMERY (zie punt 12.2 hierna).

De verwerking van de persoonsgegevens voor de doeleinden die zijn beschreven in de punten 5.1, 5.2, 5.3 en 5.4 wordt beheerd door:

  • Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens;
  • De wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.  

5.5 De verzameling van persoonsgegevens met het oog op een politieprocedure
(d.w.z. in het kader van een opdracht van bestuurlijke en/of gerechtelijke politie).

De politiezone MONTGOMERY kan de persoonsgegevens die zij ontvangt of verzamelt ook altijd, met naleving van de toepasbare wettelijke verplichtingen, verwerken voor de uitoefening van haar opdrachten van bestuurlijke en/of gerechtelijke politie.  

De verwerking van de persoonsgegevens voor de uitoefening van haar opdrachten van bestuurlijke en/of gerechtelijke politie wordt beheerd door:

Punt 5.6 Verzamelen van gegevens met het oog op het identificeren van verloren of gevonden dieren

De politiezone MONTGOMERY kan de persoonsgegevens die zij ontvangt of verzamelt ook verwerken voor andere doeleinden dan haar bestuurlijke en/of gerechtelijke politieopdrachten. De op deze verwerking toegepaste wettelijke basis is de opdracht van algemeen belang. De categorieën van verzamelde gegevens zijn de volgende:

Met betrekking tot de eigenaar van het dier: persoonlijke identificatiegegevens (naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mailadres) rijksregisternummer.

Met betrekking tot het dier: ras van het dier, microchipnummer, tatoeagenummer, foto van het dier, specifieke kenmerken (halsband, kleur, gewicht...)

Met betrekking tot de persoon die het dier gevonden heeft: persoonlijke identificatiegegevens (naam, voornaam, adres, telefoon, e-mail)

6. Verwerkingsbeginselen en bewaring van uw persoonsgegevens

6.1 Verwerkingsbeginselen

De politiezone MONTGOMERY ziet er tevens op toe dat de persoonsgegevens die zij ontvangt of verzamelt:

  • behoorlijk en rechtmatig worden verwerkt;
  • toereikend zijn, ter zake dienend en beperkt tot wat noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt;
  • juist zijn en zo nodig worden bijgewerkt; alle redelijke maatregelen worden genomen om de persoonsgegevens die, gelet op de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt, onjuist zijn, onverwijld te wissen of te rectificeren.

6.2 Bewaring

Bij ontstentenis van specifieke wettelijke bepalingen zoals deze van de wet van 5 augustus 1992 op het politieambt, die voorzien in een specifieke bewaartermijn, bewaart de politiezone MONTGOMERY uw persoonsgegevens enkel voor de duur die nodig is gelet op de doeleinden waarvoor ze werden verzameld. Na de realisatie van al deze doeleinden worden deze persoonsgegevens verwijderd.

Dat impliceert dat de verwerkte gegevens worden bewaard tijdens bijvoorbeeld de hele duur van de uit te voeren contracten en, in het algemeen, tot aan het verstrijken van de wettelijk voorgeschreven termijn en van elke andere bewaartermijn die zou worden opgelegd door de toepasbare wetgeving en regelgeving. De bewaartermijn varieert dus naargelang het type gegevens en de toepasbare wetgevingen/regelgevingen.

Ter informatie verwijzen wij naar de ministeriële omzendbrief PLP40 betreffende de archieven van de lokale politie die een aantal bewaartermijnen vastlegt.

Ministeriële omzendbrief PLP 40 betreffende de archieven van de Lokale Politie : archiefselectielijst en bewaartermijnen.

Berichten verzonden via de verschillende contactformulieren van de website worden gedurende 1 jaar bewaard in onze archieven. U kunt tegen deze archivering bezwaar maken door bij het verzenden van een vraag uw wens te kennen te geven om het bericht waarin deze vraag is opgenomen te verwijderen nadat de vraag behandeld is.

De gegevens over het gebruik van onze website worden eveneens bewaard voor de duur van hoogstens 1 jaar.

7. Wie heeft toegang tot de verschillende categorieën van persoonsgegevens?

De politiezone MONTGOMERY ziet erop toe dat de persoonsgegevens die zij ontvangt of verzamelt uitsluitend worden doorgegeven aan de personen belast met de verwerking van deze gegevens in het kader van de doeleinden waarvoor ze werden verzameld. De gegevens die wij ontvangen of verzamelen in het kader van onze opdrachten van bestuurlijke en/of gerechtelijke politie worden enkel doorgegeven aan de personen belast met deze opdrachten, met strikte naleving van de wettelijke bepalingen die zijn opgesomd in punt 5.5 en in het bijzonder van de verplichtingen inzake de naleving van het beroepsgeheim.

Alle personeelsleden van onze politiezone worden bij hun indiensttreding en zolang ze hun functie uitoefenen in onze zone gesensibiliseerd voor de vertrouwelijkheidseisen en de veiligheidsnormen die moeten worden gerespecteerd in het kader van de verwerking van persoonsgegevens. In overeenstemming met de bepalingen van artikel 131 van de wet van 7 december 1998 tot organisatie van een geïntegreerde politiedienst gestructureerd op twee niveaus, blijft de naleving van het beroepsgeheim en van de discretieplicht voor al onze personeelsleden verplicht, zelfs na het beëindigen van hun ambt.

Persoonsgegevens ontvangen of verzameld door onze politiezone voor de in de punten 5.1, 5.2, 5.3, 5.4 en 5.6 vermelde finaliteiten worden niet doorgegeven aan of zijn niet toegankelijk voor personen van buiten onze politiezone, tenzij (i) in het kader van een wettelijke verplichting zoals de verzending van documenten die bepaalde persoonsgegevens bevatten naar onze toezichthoudende overheden of (ii) in het kader van contracten die werden gesloten met technische dienstverleners die dan de hoedanigheid krijgen van verwerker in de zin van artikel 26 van de wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.

De persoonsgegevens die wij ontvangen of verzamelen in het kader van onze opdrachten van bestuurlijke en/of gerechtelijke politie zullen niet worden doorgegeven aan personen of organisaties van buiten onze politiezone, tenzij deze mededeling uitdrukkelijk is voorzien door wetteksten zoals de wet van 5 augustus 1992 op het politieambt of op uitdrukkelijk verzoek van de gerechtelijke autoriteiten, zoals is voorzien in het Wetboek van Strafvordering.

De persoonsgegevens die worden verzameld via onze website kunnen worden doorgegeven aan de bevoegde instanties en/of personen in het kader van bepaalde wettelijke verplichtingen van onze politiezone, bijvoorbeeld bij een vermoeden en/of vaststelling van bepaalde feiten of pogingen tot strafbare feiten, wanneer een gebruiker de gebruiksvoorwaarden van onze website belemmert of met het doel ons beleid inzake de verwerking van persoonsgegevens te handhaven.

De persoonsgegevens die worden verzameld tijdens het gebruik van onze website worden verwerkt door personeelsleden van onze politiezone. Om technische redenen zijn deze gegevens ook toegankelijk voor de host van onze website en diens database. Sommige gegevens kunnen ook worden verzameld door externe technische dienstverleners. Zowel de host als de technische dienstverleners hebben dan de hoedanigheid van verwerker in de zin van artikel 26 van de wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.

8. Links naar de websites van derden

Wij wijzen u op het feit dat wanneer u klikt op een link naar een andere website, u terechtkomt op een website waarvoor de politiezone MONTGOMERY geen verwerkingsverantwoordelijke is. 

9. Wat zijn uw rechten en hoe kunt u ze uitoefenen?

9.1 Rechten van de betrokkenen

De betrokkenen, d.w.z. de personen van wie persoonsgegevens worden verwerkt door de politiezone MONTGOMERY, beschikken over verschillende rechten:

  1. Recht op informatie: onze politiezone dient de betrokkene de informatie te verstrekken over de verwerking van zijn persoonsgegevens die is voorzien in artikel 37 van de wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens. Dat is het doel van dit document.
  2. Recht op inzage: de betrokkene heeft het recht om toegang te krijgen tot de persoonsgegevens die onze politiezone over hem heeft ontvangen of verzameld. 
  3. Recht op rectificatie: de betrokkene heeft het recht om van de verwerkingsverantwoordelijke zo spoedig mogelijk de rectificatie en eventueel de aanvulling te verkrijgen van hem betreffende onjuiste persoonsgegevens.
  4. recht op wissing: de verwerkingsverantwoordelijke wist de persoonsgegevens zo spoedig mogelijk, met name wanneer de verwerking indruist tegen de bepalingen goedgekeurd krachtens artikelen28, 29, 33 of 34 van de wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens of wanneer de persoonsgegevens moeten worden gewist om te voldoen aan een wettelijke verplichting waaraan de verwerkingsverantwoordelijke gehouden is.
  5. het recht op beperking van de verwerking: in plaats van tot wissing over te gaan, mag de verwerkingsverantwoordelijke de verwerking beperken wanneer (i) de juistheid van de persoonsgegevens door de betrokkene wordt betwist en niet kan worden geverifieerd of de gegevens al dan niet juist zijn of wanneer (ii) de persoonsgegevens als bewijsmateriaal moeten worden bewaard.

De rechten van de betrokkenen variëren naargelang de doeleinden van de verwerking van persoonsgegevens door onze politiezone:

  • indien de verwerking geschiedt voor de doeleinden die zijn beschreven in de punten 5.1, 5.2, 5.3 en 5.4 van dit document kunnen de rechten van de betrokkenen zoals ze hiervoor zijn beschreven op dezelfde manier worden uitgeoefend als gelijkwaardige rechten waarover deze personen beschikken in het kader van hun betrekkingen met elke andere overheidsdienst;
  • indien de verwerking geschiedt voor de uitoefening van de opdrachten van bestuurlijke en/of gerechtelijke politie van onze politiezone, kan de uitoefening van deze rechten geheel of gedeeltelijk bij wet, decreet of ordonnantie worden beperkt voor zover een dergelijke gehele of gedeeltelijke verwerkingsbeperking in een democratische samenleving, met inachtneming van de grondrechten en de legitieme belangen van de natuurlijke persoon in kwestie, een noodzakelijke en evenredige maatregel is om:

 1° belemmering van strafrechtelijke of andere gereglementeerde onderzoeken, opsporingen of procedures te voorkomen;

2° nadelige gevolgen voor de voorkoming, de opsporing, het onderzoek of de vervolging van strafbare feiten of de tenuitvoerlegging van straffen te voorkomen;

3° de openbare veiligheid te beschermen;

4° de nationale veiligheid te beschermen;

5° de rechten en vrijheden van anderen te beschermen.

Indien de verwerking onder de finaliteit 5.6 van dit document valt, kunnen de rechten van de betrokkenen, zoals hierboven beschreven, uitgeoefend worden. Aan deze rechten wordt het volgende recht toegevoegd:

Het recht van bezwaar: de betrokkene heeft het recht om te allen tijde, op grond van redenen die verband houden met zijn of haar specifieke situatie, bezwaar te maken tegen de verwerking van hem betreffende persoonsgegevens. Uiterlijk bij de eerste communicatie met de betrokken persoon wordt dit recht uitdrukkelijk onder de aandacht van de betrokkene gebracht en duidelijk en los van andere informatie voorgelegd.

9.2 Verzoek tot uitoefening van de rechten van de betrokkenen

Het verzoek tot uitoefening van de rechten bedoeld in punt 9.1 moet ook worden gericht aan verschillende gesprekspartners, afhankelijk van de doeleinden van de verwerking van de in het verzoek bedoelde persoonsgegevens;

  • Indien de verwerking onder de in de punten 5.1, 5.2, 5.3, 5.4 en 5.6 van dit document beschreven finaliteiten valt kan het verzoek worden gericht aan de DPO van onze politiezone (zie punt 12.2 hierna)
  • indien de verwerking geschiedt voor de uitoefening van de opdrachten van bestuurlijke en/of gerechtelijke politie van onze politiezone, moet het verzoek worden gericht aan het Controleorgaan op de politionele informatie.

Het verzoek moet dan worden verstuurd naar het volgende adres:

Controleorgaan op de politionele informatie

+32 (0)2 549 94 20

Leuvensestraat 48 1000 Brussel

E-mail: info@organedecontrole.be

Contact via de website: https://www.organedecontrole.be/contact

10. Rechtsmiddelen

Indien u meent dat uw rechten niet worden gerespecteerd of dat de verwerking van uw persoonsgegevens indruist tegen de wetgeving betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens, kunt u een klacht indienen bij het Controleorgaan op de politionele informatie of een beroep instellen bij de rechter.

11. Gegevensbeveiliging

De politiezone MONTGOMERY verwerkt de persoonsgegevens die zij ontvangt of verzamelt op zodanige wijze dat de veiligheid van de persoonsgegevens gegarandeerd is, incl. de bescherming tegen de niet-toegestane of onwettige verwerking en tegen verlies, vernietiging of onopzettelijk veroorzaakte schade, met behulp van gepaste technische of organisatorische technische maatregelen.

12. Verwerkingsverantwoordelijke en DPO

12.1 Verwerkingsverantwoordelijke

Voor de verwerking door de politiezone MONTGOMERY is de verwerkingsverantwoordelijke onze korpschef:

Eerste hoofdcommissaris Michaël JONNIAUX

+32 (0)2 788 90 02

Tervurenlaan 142-144 te 1150 Sint-Pieters-Woluwe

E-mail: zpz.montgomery.management@police.belgium.eu

12.2 DPO (Data Protection Officer/functionaris voor gegevensbescherming)

Uw opmerkingen en klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van de doeleinden die zijn beschreven in de punten 5.1, 5.2, 5.3 en 5.4 van dit document kunnen worden gericht aan de DPO van onze politiezone:

Adviseur Etienne VIATOUR

+32 (0)2 788 90 61

Tervurenlaan 142-144 te 1150 Sint-Pieters-Woluwe

E-mail : zpz.montgomery.dpo@police.belgium.eu

13. Bijwerking van ons beleid inzake de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens

Dit document kan nog worden bijgewerkt. Er wordt daarom aanbevolen om het regelmatig te raadplegen om op de hoogte te blijven van de eventuele wijzigingen.